Qué es Facility Management
Facility Management es una disciplina que se encarga de gestionar el funcionamiento de los inmuebles y sus servicios, integrando a las personas, los espacios y las tecnologías para lograr una mejora en la productividad, sacando el máximo partido a los recursos disponibles. Engloba tareas como el mantenimiento de edificios como oficinas, hospitales, museos, hoteles u otras propiedades inmobiliarias.
FM se podría definir como la integración de procesos dentro de una organización para mantener y desarrollar los servicios que apoyen y mejoren la efectividad de las actividades principales.
De este modo, el Facility Management puede resumirse como la creación de un entorno que sea propicio para la realización de los negocios principales de la organización (core business) a través de la gestión de las instalaciones y servicios soporte; aportando una visión integrada de la infraestructura, los servicios y las personas.
Norma ISO 41011:2017. Gestión de Inmuebles y Servicios de Soporte Vocabulario.
Para saber más detalladamente qué es el Facility Management y qué conceptos se utilizan a nivel global, existe la norma ISO 41011 de Gestión de inmuebles y servicios de soporte que establece cuáles son los términos relativos a los activos, las personas, el abastecimiento o las finanzas en este ámbito.
En general, abarca una amplia gama de actividades y procesos; gestionando una variedad de servicios de apoyo con el fin de orquestar todas las funciones de la organización.
Entre los principales procesos y las actividades y funciones que engloba cada uno de ellos se encuentran: Gestión inmobiliaria (Real Estate), Gestión de espacios y proyectos, Gestión de servicios, Gestión ambiental y Gestión estratégica y soporte.
Perfil de un Facility Manager
La persona que ejerce las funciones de FM se denomina Facility Manager. Este perfil está compuesto principalmente por profesionales como arquitectos, ingenieros, economistas o agentes inmobiliarios con conocimientos en gestión de organizaciones y recursos de productividad, que pueden encargarse de las funciones propias de un Facility Manager.
Entre sus funciones están la creación y ejecución de estrategias relacionadas a la operatividad de instalaciones e inmuebles. En este sentido se encarga de la gestión de recursos inmobiliarios y la optimización de espacios, proyectos de construcción o remodelación e incluso reubicación de personas y equipos, en general se encarga de velar por el correcto funcionamiento de las instalaciones y su conservación a través de planificación de planes de mantenimiento e ingeniería.
Dentro del entorno BIM, es importante saber diferenciar los perfiles de un BIM Manager o Project Manager con el perfil de un Facility Manager ya que las funciones que realizan los distintos perfiles en un proyecto, tienen distinta finalidad. A continuación podrás ver la principal diferencia entre un Facility Manager y un BIM Manager.
Facility Manager Vs BIM Manager
Un BIM Manager es un profesional del sector de la construcción que se encarga principalmente de gestionar el proceso edificatorio con la metodología BIM desde los bocetos hasta el fin de la obra. El papel principal de esta posición laboral es implementar el sistema BIM, coordinar a todos los equipos y conseguir que todos los agentes cumplan los estándares estipulados desde el inicio del modelado hasta el fin de la edificación y entrega de toda la información BIM.
Por otro lado, el Facility Manager se encarga de todos y de todo lo que pudiera surgir en términos de mantenimiento, limpieza, proveedores, y más específicamente, cualquier cosa que pueda afectar a un cliente sea este interno o externo.
Funciones principales de un Facility Manager
- Distribución y asignación de espacios
- Gestión presupuestaria de la cartera de inmuebles
- Optimización de los recursos energéticos
- Negociación con proveedores gestionando los contratos y comprobando el cumplimiento de los objetivos.
- Supervisión de los costes y los plazos de un proyecto de construcción de un edificio.
- Soporte técnico a los procesos de mantenimiento y reformas del edificio.
- Funciones de mantenimiento para que las instalaciones funcionen correctamente.
- Acciones de rendimiento medioambiental y sostenibilidad dentro del marco de Responsabilidad Social Corporativa de la empresa.
Etapas de implementación de Facility Management
Etapa 1: Evaluación. Comprender el estado actual.
En primer lugar, es esencial determinar y documentar la información sobre el estado actual y definir lo que se necesita. Tratar de poner sobre la mesa preguntas como: ¿Dónde está la empresa con respecto a la Gestión de Instalaciones y Servicios Soporte?. Básicamente consiste en una identificación del estado actual de la gestión de instalaciones y servicios soporte y se deben plantear otras cuestiones relacionadas: ¿Cómo está gestionando la empresa las instalaciones y servicios soporte (electricidad, agua, gas, sistemas contra incendios, etc.)? ¿El espacio de trabajo se encuentra optimizado de manera que se fomente la máxima productividad? ¿Cómo se podría optimizar el rendimiento de la infraestructura de manera que genere el máximo valor a su organización?
Etapa 2: Definición del alcance de modelo
En segundo lugar, se debe evaluar qué servicio incluir en el modelo de Facility Management. Hay que definir cómo y hasta dónde llegar en la optimización de las facilites, cuáles son los objetivos y qué pasos se deben seguir para optimizar la infraestructura y los servicios asociados. Consiste en el establecimiento, dirección, construcción, estrategia y formación.
Etapa 3: Dimensionar servicios
La tercera etapa consiste en dimensionar los servicios. Ciertos aspectos como el mantenimiento dependen de factores como el dimensionado. Se deben reflexionar las siguientes cuestiones: ¿Se está haciendo bien? ¿Cómo aseguramos la mejora continua?, ¿Qué herramientas usar?, ¿Qué medir? y ¿Cómo hacerlo?
Etapa 4: Selección de proveedor RRR
Llegados a este punto, ya hemos visto las ventajas de pasar a un modelo de Facility Management, entre otras, supone una oportunidad de ahorro de costes. También sirve para mejorar la integridad operacional, minimizar riesgos…etc. Por ello, se debe tener un proceso para seleccionar un proveedor de servicio correcto y otorgar los servicios adecuados.
Etapa 5: Establecer un plan de transición
Por último, es importante planificar y preparar la última parte del proceso para evitar posibles problemas como la falta de comunicación, entregas de servicios deficientes, perdidas de plazos, insatisfacciones de clientes, etc. Por ello es necesario tener un plan de comunicación detallado que garantice una transición adecuada.
Ventajas de un modelo de Facility Management
- Disminución de costes
- Optimizar operaciones y simplificar los procesos
- Mejorar la eficiencia operativa
- Mejorar la presentación de servicios
- Reducir la complejidad de gestión
- Mejorar la capacidad de compartir información
- Introducir best practices
- Mejorar la prestación global
- Establecer sinergias entre servicios
- Impulsar la mejora continua
Evento FM Workplace Summit 2021
Dentro de la industria y bajo el nombre de Humanismo 4.0, IFMA España (International Facility Management Association) presentó su nueva edición, el #WPSIFMA2021 , que se celebró el pasado 23 de noviembre, con modalidad presencial (en Madrid) y virtual (streaming). Con formatos de ponencias y mesas redondas trataron todos los temas de actualidad que afectan a las personas y a las empresas: los nuevos espacios de trabajo, innovación en las organizaciones, oficinas flexibles, la importancia de la accesibilidad en la vida cotidiana, Smart cities y smart builidings, espacios sostenibles, etc
El evento fue gratuito para todos los afiliados a IFMA España. En el caso contrario, el 20% de lo recaudado con el importe de la entrada de cada usuario, se donó a los damnificados por el Volcán de La Palma, para los proyectos que Cáritas y la Cruz Roja tienen en la isla.
Este evento está especialmente indicado para todas aquellas personas que desean conocer la disciplina del Facility Management, así como el trabajo transversal que realizan los Facility Managers y para todos esos profesionales que engloba la entidad. Pensado para responsables, usuarios y proveedores de entornos de trabajo como directores financieros, de Real Estate o de RRHH, Project managers, arquitectos e ingenieros, entre otros. Se puede ver toda la información en la web, mientras tanto, habrá que esperar a las próximas ediciones.
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